1. Généralités

Montea SCA attache la plus grande importance à la protection de vos données personnelles. Dans cette déclaration de protection des données, nous expliquons les mesures prises pour garantir la protection de vos données à caractère personnel conformément à la législation belge sur la vie privée et au Règlement général sur la protection des données (« RGPD ») de la législation européenne. Nous tenons en effet à ce que vous sachiez clairement comment Montea SA prend soin de vos données. Les principes et les mesures que Montea SA applique sont exposés dans la présente déclaration de protection des données (« Déclaration de protection des données »).

Cette Déclaration de protection des données vous donne des informations détaillées sur la protection de vos données à caractère personnel par Montea SA, ayant son siège social à 9320 ALOST, Industrielaan 27, numéro d'entreprise 0417.186.211 (ci-après : « Montea », « nous »). Montea est une société immobilière réglementée publique de droit belge (SIRP – SIIC), spécialisée dans les ensembles logistiques situés en Belgique, aux Pays-Bas et en France. Montea offre à ses clients l’espace – au sens propre – dont ils ont besoin pour croître, sous la forme de solutions immobilières souples et innovantes. Montea collecte et traite les données personnelles que vous partagez avec nous dans le cadre des activités précitées de Montea.

Cette Déclaration de protection des données a pour but de vous expliquer quelles données personnelles Montea peut traiter à votre sujet en tant que client, utilisateur, sous-traitant, représentant du client, fournisseur ou actionnaire, pourquoi ces données personnelles sont utilisées, comment elles sont partagées, combien de temps elles sont conservées, quels sont vos droits et comment vous pouvez exercer ceux-ci.

Coordonnées:
BELGIQUE
Industrielaan 27 bus 6
9320 Erembodegem
+32 53 82 62 62
info@montea.com

PAYS-BAS
EnTrada
Ellen Pankhurststraat 1C
5032 MD Tilburg
+31 88 2053 888
info@montea.com

FRANCE
18-20 Place de la Madeleine
75008 Paris
+33 1 83 92 25 00
info@montea.com

ALLEMAGNE
Industrielaan 27 bus 6
9320 Erembodegem
+32 53 82 62 62
info@montea.com

2. Montea est responsable du traitement^[1]

Montea est le responsable du traitement pour ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel dans les processus et systèmes en vigueur ou en usage chez Montea.
En tant que responsable du traitement, Montea prendra les mesures techniques et organisationnelles nécessaires à la protection des données à caractère personnel.

3. Quelles données à caractère personnel sont collectées et par quels canaux ?^[2]

3.1. Généralités

Cette Déclaration de protection des données s'applique aux données à caractère personnel collectées par Montea en Belgique, aux Pays-Bas et en France dans le cadre de ses produits et services. Cela concerne les données recueillies (i) en ligne via le formulaire d'enregistrement client (locataire), le formulaire d'inscription pour les communiqués de presse, les campagnes de marketing et les annonces publicitaires sur notre site Internet, et (ii) hors ligne via le service clients / locataires et les représentants-vendeurs..

En général, nous recevons et traitons les données des entreprises, fournisseurs, partenaires et autres sous-traitants ainsi que de leurs collaborateurs dans le cadre d'une collaboration présente ou à venir (prospection).
Ces données font partie de la catégorie « Données d'identification générales » et comprennent :

• Adresse (rue, numéro, code postal, commune/ville)
• Nom
• Prénom
  Date de naissance
• Adresse e-mail
• Numéro de téléphone fixe
• Facultatif : numéro de téléphone mobile
• Autres données à caractère personnel que vous fournissez activement, par exemple en créant un profil sur ce site web, dans la correspondance et par téléphone
• Données de localisation
• Données de carte de crédit et autres données de paiement.

Cette Déclaration de protection des données concerne également les offres et annonces de services Montea que Montea ou un tiers agissant au nom de Montea peuvent présenter sur les sites web, plates-formes et applications de tiers sur la base de vos informations d'utilisateur. Ces sites web, plates-formes et applications de tiers font aussi l'objet de leurs propres déclarations de protection des données et conditions générales. Montea vous conseille de les consulter avant d'accéder aux sites web, plates-formes et applications de tiers.

La présente Déclaration de protection des données fait partie intégrante des conditions d'utilisation et des conditions générales de vente de Montea.

3.2. Conservation des données d'accès et création de journaux

Montea exploite un site web pour vous informer quant aux services de Montea. Quand un utilisateur accède au site web de Montea et que des données sont introduites, les données d'accès sont enregistrées dans un fichier journal. Ces données personnelles se composent de :

• Date/heure de la consultation de la page
• Statut de l'accès
• Volume de données transférées
• Adresse IP et nom d'utilisateur des utilisateurs authentifiés

Ces données à caractère personnel sont utilisées pour afficher le contenu du site web de Montea, garantir la fonctionnalité de nos systèmes informatiques et optimiser notre présence en ligne. Sous forme anonymisée, les données peuvent servir à des fins statistiques, mais aussi à la sécurité informatique, plus précisément l'analyse des erreurs et la prévention des tentatives de piratage^[3].

3.3. Formulaire de contact

Le site web de Montea prévoit la possibilité de transmettre des données personnelles à Montea via l'onglet « contact ». Ces informations sont toujours introduites volontairement. Si vous nous fournissez des informations personnelles ou professionnelles (et donc par téléphone ou e-mail), Montea les utilisera seulement dans le but envisagé. Votre consentement constitue la base juridique à cet effet^[4].

3.4. My Montea

La rubrique « My Montea » du site web de Montea vous donne accès, en tant que locataire enregistré, à nos services pour locataires. Vous devez pour cela spécifier votre ID et mot de passe dans le formulaire de connexion.

Les données sont stockées pour la durée de l'enregistrement, en vue de l'exécution du contrat et pour satisfaire aux obligations légales de Montea^[5].

Vous pouvez à tout moment annuler votre enregistrement. Dans ce cas, votre accès est immédiatement bloqué, puis supprimé après le délai de rétention légal.

3.5. Communiqués de presse

Vous êtes libre de vous inscrire pour recevoir les communiqués de presse de Montea. Cela repose sur un consentement non forcé^[6]. Si vous vous inscrivez, vos données de contact (voir plus loin) seront enregistrées dans la base de données CRM de Montea et pourront être exploitées dans des activités s'appuyant sur l'intérêt légitime de Montea^[7]. Vos données ne seront pas communiquées à des tiers.

En introduisant votre adresse e-mail, vous déclarez que nous pouvons utiliser vos données pour vous envoyer des communiqués de presse vous informant de l'actualité de Montea.
Vous pouvez à tout moment vous désinscrire pour ne plus recevoir les communiqués de presse et annuler votre autorisation. Ce choix est valable pour l'avenir. Si vous ne souhaitez plus recevoir les communiqués de presse, servez-vous du lien au bas du communiqué pour vous désinscrire.

Vos coordonnées resteront cependant enregistrées dans l'application CRM de Montea, afin que nous puissions continuer à assurer les autres services. Si vous souhaitez que vos données en soient effacées, suivez la procédure de l'article 9 de la Déclaration de protection des données

3.6. Réseaux sociaux

Le site web de Montea fait actuellement usage des réseaux sociaux LinkedIn, Twitter, Youtube et Vimeo.

Lorsque vous vous rendez sur le site de Montea et que vous cliquez sur le logo d'un des réseaux sociaux, vous êtes transféré vers la page externe de ce service^[8]. Si vous cliquez sur un des boutons alors que vous êtes connecté à un des services, l'information selon laquelle vous avez consulté notre offre peut être reliée à votre compte utilisateur. Si vous êtes membre d'un des services et que vous ne souhaitez pas que les réseaux sociaux collectent des données vous concernant via l'offre en ligne pour les relier à vos données de membre, vous devez vous déconnecter avant de cliquer sur le logo de LinkedIn, Twitter, Youtube ou Vimeo.

Montea ne connaît pas la teneur des données transférées ni l'usage qu'en font les réseaux sociaux. Ces sites web, plates-formes et applications de tiers font l'objet de leurs propres déclarations de protection des données et conditions générales. Montea vous conseille de les consulter avant d'accéder à ces sites web, plates-formes et applications.

3.7. Google Analytics

Ce site web utilise Google Analytics, un service d'analyse web proposé par Google LLC. (« Google »), Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, VS.

Google Analytics utilise des « cookies » (petits fichiers texte placés sur votre ordinateur) pour aider le site web à analyser son utilisation. Les informations générées par le cookie à propos de votre utilisation du site sont généralement envoyées à et conservées sur un serveur de Google aux États-Unis. Ce site web utilise Google Analytics avec l'extension « gat._anonymizeIp (); » pour garantir l'anonymat des adresses IP (« IP-masking »). Quand l'anonymisation IP est activée sur ce site, cependant, votre adresse IP est abrégée par Google au départ d'un État membre de l'Union européenne ou d'un autre pays signataire de la Convention relative à l'Espace Économique Européen. L'adresse IP complète n'est transmise au serveur américain de Google et abrégée ensuite que dans des cas exceptionnels. Google utilise ces informations en notre nom pour suivre la manière dont vous utilisez le site web, établir des rapports sur l'activité du site web à l'intention de l'exploitant du site et proposer d'autres services relatifs aux activités du site et à l'utilisation d'Internet. Google n'associera pas votre adresse IP (envoyée par votre navigateur et transmise via Google Analytics) à d'autres données en possession de Google[9].

3.8. Cookies

Le site web de Montea utilise des « cookies »^[10]. Les cookies sont de petits fichiers texte placés sur votre ordinateur ; ils contiennent des données spécifiques qui permettent de vous reconnaître à la visite suivante. Le cookie n'est enregistré que si vous l'autorisez en cliquant sur OK. Les cookies sont également utilisés dans les communiqués de presse pour reconnaître la personne connectée et lui éviter de se reconnecter. Vous pouvez à tout moment supprimer les cookies via les paramètres de votre navigateur.

4. Pourquoi collectons-nous vos données ?^[11]

Nous avons besoin de ces données pour notre exploitation normale et la fourniture de nos services. Dans le contexte du RGPD, cela correspond à l' « intérêt légitime du responsable du traitement ».
Les données d'identification générale sont notamment utilisées pour :

• Contacts professionnels par téléphone, GSM, e-mail, etc.
• Services à votre entreprise et à vos collaborateurs
• Communiqués de presse et informations concernant les biens inoccupés et les séminaires. Cette communication possède une fonction opt-in/opt-out.
• Activités marketing

5. Combien de temps vos données personnelles sont-elles conservées ?[12]

Montea ne conservera pas vos données à caractère personnel plus longtemps qu'il ne faut pour réaliser les finalités à la base de la collecte de données, notamment la fourniture de services et le fonctionnement interne de Montea, en particulier l'entretien du fichier clients, la gestion des relations et les garanties procédurales.

Les données à caractère personnel sont conservées aussi longtemps que la collaboration subsiste et n'est pas résiliée par une des deux parties. Après la fin de la relation contractuelle, les données personnelles sont encore conservées pendant dix ans. En tant que personne concernée, vous pouvez demander expressément qu'elles soient effacées plus tôt, sans enfreindre cependant les délais de rétention légaux.

Par ailleurs, Montea conservera vos données personnelles pendant le délai nécessaire pour répondre aux exigences de la législation et de la réglementation en vigueur.

6. Transfert à des tiers[13]

En aucun cas, nous ne vendons ni ne louons vos données à des personnes ou entreprises étrangères à Montea.
Montea transfère seulement vos données à des sous-traitants légitimes, c'est-à-dire des entreprises à qui nous confions la mission de traiter les données dans le cadre légal (prestataires de services, entrepreneurs)[14] . Dans ce cas, Montea reste responsable de la protection de vos données. À cet effet, Montea a pris diverses mesures juridiques, techniques et organisationnelles, et mène des contrôles afin de s'assurer que les sous-traitants se conforment aux obligations européennes et nationales en matière de protection des données.

Plus précisément, nous travaillons avec des entreprises de confiance dans les domaines suivants :

• Partenaires collaborant avec Montea et proposant des services à votre intention sous leur propre responsabilité. Il en va ainsi lorsque vous nous demandez des services de ces partenaires, ou que vous acceptez l'implication du partenaire, ou que nous impliquons le partenaire dans une situation où la loi nous y autorise, comme les prestations dans le cadre d'une relation contractuelle
• Les autorités de maintien de la loi et autres lorsqu'elles ont suivi une procédure légale pour demander à Montea de divulguer l'information
• Fournisseurs externes de services à Montea, notamment les fournisseurs de traitement des données (IT), marketing, vente, conseil, finances, HR, logistique, service clients, imprimerie
• Certaines professions (libérales) réglementées, comme les avocats, notaires et comptables.

Au sein du groupe Montea, les données à caractère personnel sont transférées à des fins administratives internes, dans le cadre du service clients et du traitement des données centralisés[15]. Montea a établi à cette fin diverses directives internes qui obligent ses entreprises à mettre en œuvre les mesures techniques / organisationnelles pour garantir la sécurité du traitement des données.

7. Traitement minimum des données[16]

Les données à caractère personnel que nous collectons sont adéquates et pertinentes à l'égard de nos finalités. Nous limitons la collecte de vos données personnelles à la quantité minimale nécessaire au vu des finalités pour lesquelles nous traitons les données personnelles.

7.1. Traitement automatisé & profilage

Montea n'a pas recours au profilage ni au traitement entièrement automatisé de vos données à caractère personnel.

8. Comment protégeons-nous vos données ?[17]

Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour garantir la sécurité de vos données personnelles.

Sur le plan organisationnel, nous disposons d'une politique complète de sécurité de l'information, du plan d'action correspondant, d'une déclaration de confidentialité ainsi que de responsabilités et compétences clairement définies. Les processus et procédures nécessaires sont en place pour mener à bien et suivre cette politique dans les meilleures conditions.

9. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?[18]

9.1. Droit de consulter, rectifier ou effacer vos données à caractère personnel[19]

Vous avez en principe le droit de consulter vos données à caractère personnel et de les faire rectifier ou effacer.

9.2. Retrait du consentement, opposition et portabilité de vos données[20]

Vous avez le droit de retirer votre consentement au traitement de données personnelles ou de vous opposer au traitement de vos données par Montea. Vous avez aussi le droit à la portabilité des données.
Vous pouvez demander à Montea de transférer à un tiers de votre choix ou à vous-même les données personnelles que Montea détient à votre sujet dans un fichier informatique.

Tous ces droits peuvent être exercés sans frais moyennant une demande claire adressée à notre administration. La demande spécifiera le droit que vous souhaitez exercer, avec les détails nécessaires et le moyen par lequel nous pouvons vous contacter. Adressez la demande à privacy@montea.com

9.3. l'Instance nationale de contrôle

Montea vous rappelle qu'il vous est loisible de déposer plainte auprès de l'instance nationale de contrôle. Voici ses coordonnées :

Gegevensbeschermingautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel+32 (0)2 274 48 00 - Fax +32 (0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be
www.autoriteprotectiondonnees.be/contact

Les questions et suggestions sur le thème de la protection des données sont toujours bienvenues. Nous y attachons une grande importance. Si vous avez des questions sur la protection des données, vous pouvez contacter Montea à l'adresse mentionnée à l'article 1 de cette Déclaration de protection des données.

9.4. Modifications de la Déclaration de protection des données

Montea peut modifier cette déclaration de protection des données en publiant la version actualisée sur son site web. Lorsqu'une version modifiée est publiée, Montea adapte la date de la « dernière mise à jour » en tête de la déclaration. Montea ne changera pas à votre détriment, sans votre autorisation, les droits que vous confère cette Déclaration de protection des données.

10. Déclaration de Protection de la Vie Privée pour les Candidats

D’une manière générale, vos données personnelles sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour répondre aux objectifs précités.

Si vous avez sollicité pour un emploi ou si nous vous avons contacté en vue d’un recrutement mais que la procédure n’a pas abouti, vos données personnelles sont habituellement conservées pendant trois ans afin que nous puissions vous recontacter ultérieurement pour d’autres fonctions éventuelles.

Veuillez trouver la Déclaration de Protection de la Vie Privée détailée pour les Candidats ici.

[1] Article 5, lid 1(a) RGPD
[2] Article 13; Article 12, lid 1 RGPD.
[3] Article 6, 1 (f) RGPD.
[4] Article 6, 1 (a) RGPD.
[5] Article 6, 1 (a), (b) et (c) RGPD.
[6] Article 6, 1 (a) RGPD.
[7] Article 6, 1 (f) RGPD.
[8] Article 6, 1 (f) RGPD.
[9] Article 6, 1 (f) RGPD.
[10] Article 6, 1 (f) RGPD.
[11] Article 13; article 5, par 1(a); article 5, par 1(b); article 12, par 1 RGPD.
[12] Article 13; article 5, par 1(a); article 12, par 1; article 18, par 1(a) RGPD.
[13] Article 13; article 5, par 1(a); article 12, par 1; article 19 RGPD.
[14] Article 28 RGPD.
[15] Article 6, 1 (f) RGPD.
[16] Article 13; article 5, par 1(c); article 12, par 1 RGPD.
[17] Article 5, lid 1(f); article 24 par 1 et 2; article 32; article 5, par 1(e); article 12, lid 1
[18] Article 13; article 5, par 1(a); article 5, par 1(d); article 12, par 1
[19] Article 15, 16 et 17 RGPD.
[20] Article 20 et 21 RGPD.